11/09/2018

Espaces de travail : où installer votre activité ?

Espaces de travail : où installer votre activité ?

Le choix de la localisation de votre activité ou de votre entreprise peut paraître anodin mais peut réellement jouer sur votre motivation et influencer la réussite de votre projet. De quoi faut-il tenir compte pour choisir l’endroit où travailler ? Faut-il aujourd’hui nécessairement partager un espace ? Entre le travail à domicile, en coworking, en espace fermé / semi-fermé, seul, à plusieurs comment s’y repérer ?

Qui propose des espaces?

  • Les centres d’entreprise et centres d’affaires ont une grande diversité d’espaces en tous genres à louer.

  • Les coworkings louent des espaces de travail : des "open space" à partager mais aussi des bureaux, salles des réunion, …

  • Les incubateurs – structures liées à une université ou haute école – hébergent des start-up innovantes (secteur de la recherche scientifique) et leur permettent d’y travailler.

  • Certaines entreprises du secteur privé proposent des bureaux en location.

  • Les coopératives d’activité, dédiées aux demandeurs d’emploi porteurs de projet qui veulent être encadrés pour préparer et tester leur activité, disposent aussi d’infrastructures agréables de travail pour les personnes admises dans la coopérative.

  • Des particuliers se rassemblent pour travailler au domicile de l’un d’eux. C’est le fameux concept du cohoming.

Quels types d’espaces?

Le bureau fermé

Ce type de bureau n’est pas uniquement disponible dans une entreprise privée. De nombreux coworking, incubateurs, centres d’entreprises et d’affaire disposent d’espaces séparés pour assurer un isolement propice à la concentration, à la discrétion ou confidentialité. Le bureau à soi offre indéniablement plus de calme. Il permet aussi de personnaliser un peu son espace de travail. Un bureau comme à la maison mais moins de distractions à disposition ! Louer un vrai bureau intéresse souvent les indépendants pour recevoir des clients dans un endroit qui a une allure professionnelle. Le bureau permet aussi plus de confidentialité, que ce soit pour des rendez-vous ou pour protéger une idée. Les formules sont souvent flexibles, payables au mois, et les services sont personnalisés, selon vos besoins.

La location d’un poste en open space - ou concept d’espace partagé en coworking, centre d’entreprise ou incubateur. 

Ces espaces de travail partagés donnent un aspect plus convivial au travail, encouragent la solidarité et le partage d’expériences, et permettent de créer ou étendre un réseau professionnel. Le prix est souvent inférieur à celui d’un bureau indépendant, les formules sont flexibles et permettent d’accéder à de nombreux équipements : bureau, internet, imprimante, vidéoprojecteur…

En fonction de ses besoins et de ses défis, l’entrepreneur y bénéficie de l’aide de conseillers et coachs professionnels notamment en gestion et création d’entreprise, business modeling, développement technologique, dans le domaine juridique, en management et autres domaines selon les structures.

Beaucoup de points positifs séduisent et font leurs preuves. Gardons à l’esprit que certains pourraient mettre plus de temps que d’autres pour trouver leurs marques ou apprivoiser les lieux au niveau relationnel et logistique. Aussi, et c’est normal, l’espace partagé est moins personnalisable que votre bureau à la maison, et demandera un minimum d’ordre.

L’espace semi-fermé

Pourquoi ne pas opter aussi pour un doux entre-deux ? Renseignez-vous à l’avance sur la configuration des lieux si vous êtes sensible au bruit. Certains espaces partagés ont peut-être des cloisons ou des plantes vertes qui vous mettent un peu à l’écart, ce qui pourrait réconcilier ceux qui ont besoin d’un peu de calme avec les espaces partagés. Dans certains cas, des espaces prévus pour téléphoner sont spécialement prévus.

Chez soi

Démarrer son activité là où vous habitez permet d’alléger considérablement la charge financière de location ou d’achat de bureau/ local. Vous y gagnerez donc sur plusieurs tableaux : en temps de trajet domicile-bureau, en liberté d’horaires, en frais. Si vous êtes locataire, veillez à obtenir l’autorisation du propriétaire du logement pour pouvoir y exercer une activité professionnelle, et à vérifier dans votre contrat de bail si vous êtes autorisé à déduire fiscalement un pourcentage de votre loyer en fonction de la surface occupée.

Attention, travailler à la maison ne présente pas que des avantages. La motivation et la productivité peuvent être mises à mal lorsqu’on est seul chez soi. Ensuite, il se peut que votre activité implique de se conformer aux règles urbanistiques. Les logements étant protégés, la possibilité d’exercer une activité professionnelle à domicile est limitée. Ce n’est envisageable que pour certaines activités dites libérales ou « non commerciales », par ex. avocat, notaire, médecin, architecte, consultant, comptable, expert immobilier, psychologue, conseiller fiscal, … (informations sur ce type d’activités dans cet article…) et il y a notamment des contraintes liées à la superficie alloué à l’activité professionnelle. Consultez l’article suivant pour les informations complètes sur le sujet.

Malheureusement pour les locataires, de nombreux contrats de bail excluent la possibilité de déduire fiscalement une partie du loyer, car cela a une répercussion sur la taxation des propriétaires.

Au domicile d’un particulier (cohoming)

Vous disposez d’un espace souvent plus cosy et confortable que les lieux de travail plus classiques. Un endroit où vous vous sentez comme chez vous (si vous avez les mêmes goûts). Au-delà de l’atmosphère, l’idée est aussi de stimuler la collaboration en petit groupe et d’éviter de devoir s’engager dans des abonnements pour plusieurs mois.

Veillez tout de même à vérifier que le lieu soit équipé des machines (imprimantes ou autres) dont vous avez besoin et que la journée de travail ne se transforme pas en journée entre copains.

Quelles conditions de location?

Le bail de bureau

Attention, il faut plutôt parler de bail de droit commun(le « bail de bureau » n’est pas une notion juridique). Quand un immeuble est affecté à un bureau, le bailleur et le preneur peuvent conclure un bail de droit commun. Ce bail est adapté pour les activités non commerçantes (profession libérale, intellectuelle, médicale, juridique, assurance, comptable…) ou les activités commerciales qui ne sont pas accessible au grand public sans qu’un rendez-vous ait été fixé. 
Le bail est conclu pour 3 ans. Il y a plus de liberté contractuelle que dans les règles du bail commercial – utile si les parties sont d’accord pour fixer des règles souples de résiliation par exemple. Exemple de modèle gratuit (à adapter selon votre situation).

La convention d'occupation précaire

La convention d’occupation précaire existe aussi pour des durées très courtes et n’est souvent pas mise par écrit. Elle peut être requalifiée en bail si les faits trahissent une situation où un bail devrait être conclu.
Site utile sur le sujet

Le contrat de prestation de service

Le contrat de prestation de service est un contrat assez flexible et plus adapté au partage de bureau, ce qui permet de partir sans trop devoir attendre ou de prolonger facilement la durée. Ceci est particulièrement pratique si vous n’êtes pas sûr que la formule ou l’endroit vous conviennent ou si votre projet prend une tournure différente par exemple. En début d’activité, il est souvent difficile d’avoir une visibilité à moyen ou long terme. Et louer un bureau vous engage sur des années, ce qui peut être un frein. Dans un coworking, le contrat que vous signez comportera d’office une durée minimum d’engagement (mais la durée peut se limiter à quelques mois) et à un court préavis à respecter.

La sous-location

La sous-location permet au locataire de louer une partie de son espace en son absence. Ceci ne sera en général possible que si les conditions de son contrat de bail ou les règles qui régissent son bail permettent la sous-location.

Le bail commercial

Ce type de bail porte sur un immeuble ou une partie d’immeuble pour « les activités de commerce de détail ou l’activité d’un artisan directement en contact avec le public » (horeca, épicerie, papeterie, etc.). Il s’applique donc en principe pour les commerces, non pour les bureaux. 

Il s’agit d’un bail qui protège énormément le locataire vu sa durée de minimum 9 ans et ses conditions strictes pour y mettre fin. Il peut être résilié tous les trois ans par le locataire moyennant un préavis de 6 mois. Mais si le bailleur souhaite déloger le locataire, il devra soit payer au locataire une indemnité importante, soit tomber dans des cas de figures précis qui impliquent un préavis important et parfois également une indemnité (si l’activité exercée est similaire par exemple). Ceci offre une stabilité et du confort à long terme pour le locataire.

Exemples d'informations utiles sur le sujet sur les sites suivants:

Critères de sélection

Selon votre activité, il est conseillé de lister vos critères par ordre d’importance. Quelques exemples :

  • La localisation : L’accessibilité par rapport aux fournisseurs, aux clients, le stationnement dans les environs, l’accès par transport public

  • L’image : le quartier, l’immeuble, la visibilité

  • L’ambiance : Votre secteur implique un cadre officiel ou décontracté ? 

  • Le secteur : certains coworkings sont spécialisés. Exemple : Creatis pour le secteur artistique, l’incubateur BLSI pour les sociétés effectuant des recherches en santé humaine, Betacowork pour le domaine digital,…

  • Les frais& : Les tarifs pour les coworkers varient : il faut compter entre 200 et 500 euros mensuels en moyenne par poste de travail, selon le lieu et les services choisis

  • Les subsides : Votre localisation ne vous exclut-elle pas d’un subside ? Ou êtes-vous tout juste dans la zone de développement, zone plus avantageuse pour le subside aux investissements généraux  ?

Pour plus d’inspiration sur les critères importants pour vous, consultez cette page web 1819.

Où s’adresser, où chercher?

Points d’attention

Siège social et siège d’exploitation

Lorsque vous débutez en tant qu’indépendant, vous êtes tenu de choisir un siège social, correspondant à l’adresse légale de votre activité. Vous pouvez également disposer d’un siège d’exploitation, qui est le lieu où l’activité est effectivement exercée. Siège social et siège d’exploitation auront parfois la même adresse, mais ce n’est pas toujours le cas : un commerçant peut domicilier sa société à son domicile et travailler dans son magasin, à une autre adresse.

Peut-on choisir l’adresse d’un centre d’affaire/d’entreprise ou d’un coworking comme siège social ? La réponse est oui. C’est d’ailleurs un service qui est fréquemment proposé dans les packages de services compris, et cela permet d’avoir une adresse professionnelle qui correspond au lieu où vous travaillez.

Attention au siège fictif : pas question de louer une adresse dans un coworking/centre d’entreprise ou d’affaire à Bruxelles en vue de l’obtention d’un subside bruxellois. La Région est très attentive et peut contrôler, en cas de demande de subside, que vous travaillez effectivement à l’adresse indiquée.

Bruxelles or not Brussel ?

Vous êtes à la limite d’une autre région et hésitez entre Bruxelles et ailleurs en Belgique ? Pour vous convaincre de vous implanter à Bruxelles, relisez l’article sur les 5 bonnes raisons d’y installer son activité !

Auteur/Organisation: 
Séverine de Haan - 1819.brussels

(Futur) entrepreneur ?
Des questions ?

info@1819.brussels
appelez le 1819

Lu-Ve de 08:30 à 13:00
et Ma de 17:00 à 19:30

Service gratuit hors coût de l'appel :
tarif fixe national

infopoint 1819

Lu-Ve de 13:00 à 17:00

Ch. de Charleroi 110, 1060 Bruxelles

En savoir plus?

Abonnez-vous à notre newsletter

  • Bimensuelle
  • Gratuite
  • Plus de 22 000 abonnés

Follow us