Achter de schermen van de griffie van de Brusselse rechtbank van koophandel

Wat is nu precies een griffie?

Elke rechtbank (vredesgerecht, handelsrechtbank, enz.) heeft zijn eigen griffie onder leiding van een of meer griffiers bijgestaan door administratief personeel.
Een griffier, meer dan een louter secretaris, is ook een volwaardige medewerker van de rechter en de officiële bewaarder van talrijke documenten.
Hij geeft de rechter ondersteuning bij de uitoefening van zijn gerechtelijke taken, onder meer door de dossiers van de zittingen samen te stellen. Tijdens de zitting neemt de griffier nota van het verloop van de zitting en van de gesprekken en ziet erop toe dat alle documenten rechtsgeldig worden opgemaakt. Hij registreert de verzoekschriften van de eisers, betekent de vonnissen aan de belanghebbende partijen en bewaart de akten en vonnissen om er afschriften van uit te reiken.

Wat zijn de bijzondere kenmerken van de rechtbank van koophandel (binnenkort de ondernemingsrechtbank)

De rechtbank van koophandel is bevoegd voor geschillen tussen vennootschappen of tussen een particulier en een vennootschap. De rechtbank behandelt eveneens bepaalde problemen waarmee vennootschappen te maken krijgen zoals inbreuken op het handelsrecht of op het mededingingsrecht of nog geschillen tussen vennoten. Voorts is de rechtbank van koophandel bevoegd inzake faillissementen en gerechtelijke reorganisaties.

Deze rechtbank, in het kader van de imminente hervorming van het vennootschapsrecht omgedoopt tot ondernemingsrechtbank, vertoont bijzondere kenmerken waardoor zij dichter bij het bedrijfsleven staat.

Ten eerste zetelen naast de beroepsrechters consulaire rechters of lekenrechters die niet noodzakelijkerwijs jurist zijn. Het betreft ondernemers of handelaars die vaak nog hun activiteit uitoefenen en over een uitgebreide ervaring beschikken op economisch gebied. Zo bieden zij de beroepsrechter ondersteuning door de inbreng van hun praktische kennis van de economie.

Vervolgens, om te voorkomen dat de bedrijfsactiviteiten van de betrokken vennootschappen door de traagheid van de rechtspraak worden belemmerd, vertoont de rechtbank ook het bijzonder kenmerk snel rechterlijke uitspraken te kunnen doen.

De rechtbank van koophandel telt acht rechtsgebieden in België: Antwerpen, Brussel, Leuven, Nijvel, Gent, Eupen, Luik en Bergen-Charleroi. Sommige zijn in meerdere divisies onderverdeeld.

Zo is in Brussel de rechtbank van koophandel opgesplitst in een Nederlandstalige en Franstalige rechtbank.

Hoe is de griffie van de Brusselse rechtbank van koophandel georganiseerd?

De verschillende (Franstalige en Nederlandstalige) griffiediensten zijn op twee adressen ondergebracht.

De diensten gevestigd op de Waterloolaan zijn hoofdzakelijk belast met geschillen, terwijl op de Britse Tweedelegerlaan de diensten gevestigd zijn waar de belangrijkste akten worden neergelegd betreffende het leven van de vennootschappen of vzw's.

Volg de gids…

Waarvoor een beroep doen op het rechtspersonenregister op de Britse Tweedelegerlaan?

Wanneer u een vennootschap of een vzw opricht, moet u (of uw notaris of een andere vertegenwoordiger) minstens één keer naar het rechtspersonenregister gaan, te weten bij de oprichting en mogelijkerwijs ook later voor bepaalde gebeurtenissen in het leven van uw vennootschap zoals statutenwijzigingen.

a) Bij de oprichting van een vennootschap of een vzw

Bij de oprichting van een vennootschap moet de oprichtingsakte bij de griffie van de rechtbank van koophandel worden neergelegd.
Bij de neerlegging van de oprichtingsakte bij de griffie wordt de vennootschap ingeschreven bij de Kruispuntbank van ondernemingen (KBO) en krijgt een ondernemingsnummer toegekend (onmiddellijk of uiterlijk binnen 2 dagen).
De griffier zorgt ook voor de bekendmaking van de oprichtingsakte in de bijlagen van het Belgisch Staatsblad.

Voor vennootschappen met beperkte aansprakelijkheid (NV, BVBA en CVBA) belast de notaris zich meestal met deze formaliteit (Voor de oprichting van dit type van vennootschappen is een notariële akte verplicht).

Voor vennootschappen met onbeperkte aansprakelijkheid (VOF, GCV, CVOA) of voor de vzw's, kunnen de statuten in de vorm van een onderhandse akte worden opgesteld en moeten dus niet vóór de notaris worden verleden. Wanneer de oprichtende vennoten de statuten opstellen zonder een beroep te doen op een notaris, zorgen zij zelf voor de neerlegging ervan bij de griffie.

Let wel dat de onderhandse oprichtingsakte verplicht bij een registratiekantoor van de FOD Financiën moet worden geregistreerd. Het bewijs van deze registratie moet bij de neerlegging bij de griffie van de rechtbank van koophandel worden voorgelegd. De gegevens van het registratiebureau van uw gemeente kunt u vinden op de website van de Administratie van het Kadaster.

Overigens zult u bij de Franstalige griffie eveneens een kopie van uw identiteitskaart en een identiteitsattest moeten voorleggen. Om zeker te zijn dat u over alle nodige documenten beschikt voor de neerlegging, raden wij u aan om van tevoren contact op te nemen met de griffie.

De oprichtingsakte moet worden neergelegd binnen 15 dagen na de opstelling ervan met gebruik van het formulier I (verschillend formulier voor een vennootschap of een vzw) beschikbaar op de website van de Federale Overheidsdienst Justitie.
De kosten van bekendmaking van de oprichtingsakte bedragen voor een vennootschap € 275,76 incl. btw op papier en € 222,76 incl. btw via elektronische weg, en voor een vzw € 190,94 incl. btw op papier en € 137,94 incl. btw via elektronische weg.

Ter herinnering, ongeacht u een vennootschap bent met beperkte of onbeperkte aansprakelijkheid, vergeet niet dat u na de neerlegging van de oprichtingsakte naar het ondernemingsloket en naar een sociaal verzekeringsfonds moet gaan om de gegevens van de KBO over uw vennootschap aan te vullen en u bij een sociaal verzekeringsfonds voor zelfstandigen aan te sluiten.

b) Bij wijzigingen van een vennootschap of van een vzw of bij haar ontbinding

Het leven van een vennootschap of een vzw is doorspekt met wijzigingen: verhuizing, verandering van zaakvoerder, ontbinding, enz. De wet verplicht de bekendmaking van belangrijke wijzigingen, namelijk alles wat bij de oprichting werd bekendgemaakt en een wijziging ondergaat, vereist een nieuwe bekendmaking.

Wijzigingen moeten eveneens worden neergelegd binnen 15 dagen na de opstelling van de wijzigingsakte met gebruik van het formulier II (verschillend formulier voor een vennootschap of een vzw) beschikbaar op de website van de Federale Overheidsdienst Justitie. De kosten van bekendmaking van een wijzigingsakte bedragen € 161,78 incl. btw voor een vennootschap en € 129,35 incl. btw voor een vzw.

Hoe kunt u contact opnemen met de Nederlandstalige griffie, rechtspersonenregister? 
De griffie is bereikbaar per telefoon op het nummer 02/348 96 80 van 08.00 uur tot 12.30 uur en van 13.30 uur tot 16.00 uur. U kunt er op dezelfde uren ter plaatse terecht zonder afspraak. 

Wanneer en waarvoor een beroep doen op de diensten gevestigd op de Waterloolaan 70 ?

Wanneer u een beroep moet doen op de diensten van de griffie gevestigd op de Waterloolaan zal dat jammer genoeg voor een geschil zijn dat u treft of met een van uw klanten.

Hoofdzakelijk drie diensten kunnen van belang zijn voor een vennootschap:

1. De dienst van de rollen

De rol is een document waarop de griffier de lijst opmaakt van de zaken die de rechter tijdens de zitting van de rechtbank moet behandelen. Bij de dienst van de rollen kunt u dus een dossier inschrijven om tijdens de zitting te worden behandeld.

Deze formaliteit (inschrijving op de rol genoemd) wordt normaliter (bij dagvaarding) door een deurwaarder uitgevoerd die, van tevoren, een ingebrekestelling zal hebben verzonden om de zaak te regelen. Bijvoorbeeld, bij de niet-betaling van een factuur na een betalingsherinnering, kan de ondernemer een deurwaarder aanstellen die eerst een ingebrekestelling zal verzenden en zich vervolgens bij de woonplaats van de persoon zal aanmelden alvorens hem voor de rechtbank te dagvaarden. Soms volstaat het dat de deurwaarder langsgaat om de persoon ertoe te bewegen de factuur onmiddellijk te betalen voordat de deurwaarder de zaak op de rol inschrijft

Een dagvaarding kost +/- € 350 tot € 450 (inschrijving op de rol inbegrepen = € 120)

Contact:
Nederlandstalige dienst: 02/519 85 54 - 02/508 62 30
Franstalige dienst: 02/ 519 86 69 - 02/557 76 51 - 02/557 76 91

2. De dienst faillissementen

Deze dienst is bevoegd inzake faillissementen en gerechtelijke reorganisaties.
Sinds 1 mei 2018 worden de dossiers zoveel mogelijk elektronisch behandeld via het online Centraal Register Solvabiliteit, Regsol. Zo kunnen op het Regsol-platform aangiften van faillissement, aangiften van schuldvordering en verzoekschriften voor gerechtelijke reorganisatie elektronisch worden ingediend.

De kantoren op de Waterloolaan blijven bevoegd om u ter zake te informeren, attesten van niet-faillissement uit te reiken en voor inschrijvingen op de rol van faillissementen.

2.1. Aangifte van faillissement

Elke ondernemer moet binnen een maand na de staking van betaling daar aangifte van doen bij de bevoegde griffie van de rechtbank van koophandel.
Voor de aangifte van faillissement moeten drie voorwaarden zijn vervuld:

• Handelaar zijn: hetzij vennootschap, hetzij zelfstandige natuurlijke persoon (moet in de afgelopen 6 maanden actief zijn geweest - datum van de laatste factuur gaat maximaal 6 maanden terug).
• In staking van betaling zijn
• Geschokt zijn van krediet: noch de banken, noch derden willen hem nog geld lenen

De ondernemer moet een volledig dossier samenstellen waaronder een balans en een boekhoudkundige situatie.
In principe kan de zaakvoerder aangifte doen van faillissement, voor de vennoten is dat afhankelijk van de statuten.

De zittingen voor de faillissementen vinden elke maandag plaats om 09.00 uur (de aangiften worden om 11.00 uur behandeld).

Wanneer het faillissement is uitgesproken, voert de curator zijn opdracht uit en neemt contact op met eventuele schuldeisers. Vanaf de faillietverklaring mag de zaakvoerder niets meer doen.

Het faillissement kan ook worden aangevraagd bij dagvaarding door elke persoon die er belang bij heeft. (Bijvoorbeeld een persoon met een executoriale titel - een uitspraak of bevel tot betaling).

2.2. Indiening van schuldvordering

Indien uw klant failliet werd verklaard en u nog geld schuldig is, moet u een schuldvordering indienen. De curator die in het kader van een faillissement wordt aangesteld, ontvangt in principe de lijst van de schuldeisers en neemt contact op met die waarvan hij weet heeft. Een bekendmaking in het BS bepaalt de deadline voor de indiening van de schuldvorderingen.

Alle schuldeisers van een gefailleerde kunnen op het REGSOL-platform de faillissementsdossiers inzien.

2.3.Gerechtelijke reorganisatie

De gerechtelijke reorganisatie is een procedure die toelaat betalingen via een betalingsplan te spreiden en de schulden van de vennootschap gedurende een bepaalde periode op te schorten. Gedurende deze periode kan de vennootschap niet failliet worden verklaard. De gerechtelijke reorganisatie wordt toegekend op aanvraag van een vennootschap en meestal met behulp van een advocaat.

2.4. Vrijwillige en gerechtelijke vereffening

Een persoon die er belang bij heeft kan de ontbinding van een vennootschap aanvragen. In een dergelijk geval wordt een vereffenaar aangesteld.

Deze procedures zijn betalend. De aangifte van faillissement kost € 100 en de aanvraag van gerechtelijke reorganisatie € 1.000. Een hervorming is aan de gang betreffende de kosteloosheid van de aangiften van faillissement en de aanvragen van gerechtelijke reorganisatie.

Contact
02/ 508 62 31 - 02/557 76 45 

De dienst vennootschappen in moeilijkheden

Deze dienst heeft tot doel vennootschappen in moeilijkheden te helpen en vennootschappen op te sporen die hun verplichtingen niet nakomen of in staat van faillissement verkeren en daarvan geen aangifte hebben gedaan.

De dienst ontvangt waarschuwingssignalen:

• De dienst wordt op de hoogte gebracht van alle in België gewezen vonnissen betreffende vennootschappen met maatschappelijke zetel te Brussel voor bedragen > € 5.000 (vooral de verstekvonnissen).
• De FOD Financiën verzendt elke maand een lijst van de vennootschappen die niet in orde zijn (niet-betaling bedrijfsvoorheffing, btw, vennootschapsbelasting)
• De dienst ontvangt de berichten van beslag

Eerst neemt de dienst contact op met de vennootschap en verzoekt haar zich in orde te stellen (bv. bekendmaking van de jaarrekening in het BS, bewijs van betaling, bewijs van neerlegging van de jaarrekening). Verschillende scenario's zijn dan mogelijk:

Indien de vennootschap gevolg geeft aan het verzoek, zich in orde stelt en haar jaarrekening geen aanzienlijke problemen vertoont, wordt het dossier gesloten. Indien uit de jaarrekening blijkt dat de vennootschap een risico loopt (zelfs nadat zij zich in orde heeft gesteld) of indien de vennootschap geen gevolg geeft aan het verzoek, wordt een dossier handelsonderzoek geopend en door een onderzoeksrechter gevolgd (bedrijfsleider die voor de rechtbank werkt). De onderzoeksrechter zal dan een persoonlijk gesprek hebben met de zaakvoerder en hem de mogelijke oplossingen voorstellen.

De rechtbank van koophandel is de ondernemingsrechtbank en haar griffie speelt een belangrijke rol in het leven van de vennootschappen, van hun oprichting tot hun ontbinding.
Deze kleine rondleiding biedt een overzicht van alle werkzaamheden van de griffie van de rechtbank van koophandel.
1819 wil u zo goed mogelijk informeren. Mocht u dus nog vragen hebben over uw vennootschap of bedrijfsproject, dan horen wij dat graag.